Urenregistratie- en verlofsysteem
SIMDO
Voor mijn stage bij SIMDO heb ik een urenregistratie- en verlofsysteem ontworpen en gebouwd. Ik heb onderzocht hoe dit systeem aantrekkelijker gemaakt kon worden voor de medewerkers.
Sectoren
Gebruikte skills
Gebruikte tools
Probleem
SIMDO beschikte niet over een efficiënt systeem voor het registreren van uren en het aanvragen van verlof. Medewerkers vulden dit onregelmatig of niet in, wat leidde tot onduidelijkheid over gewerkte uren en beschikbaarheid. Er was behoefte aan een platform dat medewerkers actief aanmoedigt hun uren en verlof bij te houden, en dat gewerkte uren en vrije dagen overzichtelijk weergeeft. De uitdaging was niet alleen functioneel een systeem te bouwen, maar dit ook aantrekkelijk en motiverend te maken zodat medewerkers het daadwerkelijk gebruiken.
Doelen
Onderzoeken welke functies een urenregistratie- en verlofsysteem efficiënt en gebruiksvriendelijk maken.
In kaart brengen hoe gewerkte uren en vrije dagen het overzichtelijkst weergegeven kunnen worden.
Bepalen welke design patterns het systeem aantrekkelijker en motiverende maken voor de medewerkers van SIMDO.
Onderzoeken
Voor dit project heb ik meerdere onderzoeksmethoden ingezet. Via een best, good & bad practices vergeleek ik bestaande systemen voor urenregistratie en verlofaanvragen op functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid. Met een design pattern search onderzocht ik hoe het systeem aantrekkelijker gemaakt kon worden voor medewerkers. Een literature study gaf inzicht in hoe mensen informatie het beste verwerken en wat hen motiveert. Daarna voerde ik een focusgroep uit met de medewerkers van SIMDO om hun wensen te horen en te toetsen. Met elke medewerker afzonderlijk deed ik een card sorting om te bepalen hoe ze de functies zouden indelen. Op basis van al deze inzichten stelde ik een MoSCoW-analyse op en ontwierp ik het systeem.
Inzichten
Bestaande systemen voor urenregistratie zijn vaak functioneel, maar weinig aantrekkelijk. Door design patterns zoals streaks, voortgangsindicatoren en overzichtelijke dashboards toe te voegen, worden medewerkers aangemoedigd het systeem vaker en consistenter te gebruiken.
Uit de focusgroep bleek dat medewerkers behoefte hebben aan een helder overzicht van hun eigen uren en verlofstatus. Ze willen snel kunnen zien hoeveel uren ze nog hebben en wanneer collega’s vrij zijn, zonder door veel schermen te hoeven navigeren.
De card sorting toonde aan dat medewerkers de functies anders categoriseren dan aanvankelijk verwacht. Dit heeft de navigatiestructuur van het systeem direct beïnvloed en geleid tot een intuïtievere indeling.
De MoSCoW analyse maakte duidelijk welke functies absoluut noodzakelijk waren voor de eerste versie en welke later toegevoegd konden worden. Dit hielp om de scope beheersbaar te houden en het systeem op tijd op te leveren.
Design
Wireframes
Iteraties
Eindresultaat
Het eindresultaat is een werkend prototype van een urenregistratie- en verlofsysteem voor SIMDO. Het systeem is gebouwd met Vue.js en bevat een agenda, een manufacturing-menu en verlofoverzicht voor de medewerkers.
Afbeeldingen van het resultaat
Resultaat demo
Conclusie & impact
Het urenregistratie- en verlofsysteem dat ik voor SIMDO heb ontwikkeld, biedt medewerkers een overzichtelijk en aantrekkelijker alternatief voor de bestaande werkwijze. Door design patterns toe te passen en de wensen van medewerkers centraal te stellen, is een systeem ontstaan dat hen aanmoedigt uren en verlof consequent bij te houden. Het werkende prototype laat zien hoe de kern van het systeem functioneert. In een adviesdocument heb ik aanbevelingen gedaan voor functies die buiten mijn scope vielen, zodat SIMDO het systeem verder kan doorontwikkelen.
Leerpunten
Door het doen van een uitgebreid gebruikersonderzoek voorafgaand en tijdens het ontwerpen heb ik veel ervaring op gedaan met verschillende UX technieken. Hierdoor weet ik nu welke technieken de meest waardevolle resultaten geven.
Door nieuwe varianten op bekende programmeertalen te leren, kan ik nu efficiënter programmeren. Hierdoor heb ik nu meer ervaring met het programmeren met JavaScript en CSS frameworks.