Brover Bestelcatalogus
Brover Bedrijfwageninrichting
Voor Brover ontwierp ik een digitale bestelcatalogus waarmee klanten voertuiginrichtingen kunnen samenstellen en bestellen. Dit verving een foutgevoelig, papieren proces dat veel tijd kostte.
Sectoren
Gebruikte skills
Gebruikte tools
Probleem
Aanvragen voor voertuiginrichtingen verliepen via papieren formulieren die gescand en per e-mail verstuurd werden naar een goedkeurder en vervolgens naar Brover. Brover stuurde daarna een unieke link terug waarmee de klant een inrichting kon samenstellen uit het aanbod. Dit proces was erg foutgevoelig: informatie ging verloren, het duurde lang voordat een bestelling definitief geplaatst was en ook het interne goedkeuringsproces bij de klant verliep traag. Er was behoefte aan een digitale oplossing die het volledige bestelproces — van aanvraag tot goedkeuring tot doorzetting naar Brover — stroomlijnt en de kans op fouten minimaliseert.
Doelen
Het bestelproces digitaliseren zodat papier en handmatige e-mailcorrespondentie overbodig worden.
De doorlooptijd van een bestelling verkorten, van aanvraag tot definitieve plaatsing bij Brover.
Het interne goedkeuringsproces bij de klant stroomlijnen voor materiaalbeheerders, leidinggevenden en directie.
De foutgevoeligheid verlagen door het proces te structureren en stappen automatisch op te volgen.
Leidinggevenden zelfstandig een voertuig laten samenstellen uit een vooraf samengesteld aanbod.
Onderzoeken
Samen met de Brover-collega die de opdracht gaf en de klant onder zijn hoede heeft, heb ik het volledige oude proces doorlopen. Ik heb de mailcorrespondentie en het oude systeem ingezien om te begrijpen waar het proces vastliep. Via mijn collega heb ik aanvullende vragen kunnen stellen aan de klant om hun behoeften en pijnpunten scherp te krijgen. Zo kreeg ik inzicht in de knelpunten van alle betrokken rollen: de materiaalbeheerder, de leidinggevende en de directie. Dit vormde de basis voor de functionaliteiten en de gebruikersflow in het ontwerp.
Inzichten
Het papieren proces zorgde structureel voor informatieverlies en vertraging, met name in de overdracht tussen de klant en Brover. Digitalisering van dit traject was de kern van de oplossing.
De klant had meerdere betrokken rollen met elk andere rechten en behoeften. Een duidelijke rolstructuur in het systeem was daarom essentieel voor een werkbaar proces.
Door het aanbod per afdeling voor te filteren, hoeven leidinggevenden niet te kiezen uit het volledige Brover-assortiment. Dit verlaagt de drempel en verkleint de kans op foute keuzes.
Directe presentaties op locatie leverden meer bruikbare feedback op dan remote review, maar een combinatie van beiden bleek in de praktijk het meest efficiënt.
Design
Iteraties
Eindresultaat
Het eindresultaat is een werkende digitale bestelcatalogus waarmee de klant voertuiginrichtingen kan samenstellen, laten goedkeuren en direct doorsturen naar Brover; volledig papierloos. De applicatie is gebouwd door de externe developers van Brover op basis van mijn Figma-ontwerpen. Ik stuurde het ontwikkelproces aan via GitLab issues, voerde zelf kleine styling-aanpassingen door en schreef de Nederlandse vertalingen voor de interface.
Afbeeldingen van het resultaat
Conclusie & impact
De Bestelcatalogus heeft het bestelproces bij de klant volledig getransformeerd. Wat voorheen een traag, foutgevoelig papieren proces was, verloopt nu gestructureerd via vaste rollen en digitale goedkeuringsstromen. Na livegang zijn meerdere updates doorgevoerd om problemen te verhelpen en extra functies toe te voegen. Ook op de lange termijn blijft Brover het systeem samen met hun development partner onderhouden en uitbreiden.
Het project liet mij zien dat UX-ontwerp verder gaat dan het visuele: door nauw samen te werken met developers en de klant te betrekken bij elke iteratie, ontstond een tool die direct operationele impact heeft voor zowel Brover als hun klant.
Leerpunten
Ik had al ervaring met iteratief ontwerpen over meerdere feedbackrondes, maar nog niet op deze schaal. UX designs maken en testen voor een complex multi-rol systeem was nieuw voor mij.
Presenteren heb ik vaker gedaan, maar nu voor het eerst ook bij een klant op locatie. Het bezoek was erg indrukwekkend en leerzaam, ik deed dit met plezier.
Het aansturen en werken met externe developers via GitHub issues was nieuw voor mij, maar wel heel leuk en leerzaam om te doen.